Voor het archiveren van E-mail is een lokale applicatie van Outlook nodig. Het archiveren creëert een *.pst bestand welke lokaal opgeslagen wordt.
Voor Outlook 2013 ga naar Bestand > Info > Opschoon Programma’s > Archiveren
Voor Outlook 2016 en nieuwer ga naar Bestand > Info > Hulpprogramma’s > Oude items opschonen
- Klik op de optie Deze map met alle submappen archiveren en kies de map die u wilt archiveren. Vaak wordt de complete mailbox gearchiveerd. Kies dan voor het hoogste niveau. In onderstaande voorbeeld selecteren we Dennis@contoso.com
- Voer onder Items archiveren van voor een datum in. Alle mail van voor deze datum zal opgenomen worden in het archiefbestand en dus uit de mailbox worden gehaald
- Klik op de knop Bladeren om een locatie en bestandsnaam te kiezen.
– Maak via de Verkenner een map aan op de netwerkschijf. B.v. I:\Docs\Receptie\Mail Archief
Let op! Zet het bestand niet op een plaats waar onbevoegden bij kunnen.
– Blader via de knop Bladeren naar de nieuw aangemaakte map.
– Geef het bestand een correcte naam.
Voorbeeld: Als je alles archiveert tot 2017, noem het bestand dan Tot 2017.pst
– Tip: Archiveer maximaal tot 1 jaar per bestand om te voorkomen dat de bestanden te groot worden - Klik op OK om het proces te starten. Outlook zal onderin de statusbalk aangeven als de archivering loopt. Laat dit proces doorlopen. Outlook kan tijdens dit proces normaal worden gebruikt, wel kan vertraging optreden op de mailbox